الخطوة الأولي لإدارة مشروعك ... البداية السليمة

الخطوة الأولي لإدارة مشروعك ... البداية السليمة

في عالم إدارة المشروعات قابلت بالطبع أناس كثيرين ، منهم من لا يعرف كيف يبداء مشروعه ، وآخرين لا يستطيعون إنهاء ما بدأوه ، لذا قما تجد مدير مشروع ناجح يعرف من اين وكيف يبداء و ينتهي. في هذا المقال سأتحدث معك كيف تبداء مشروعك ، لان البداية السليمة ستجنبنا مخاطر و عوائق كثيرة في المستقبل.

قد  تستغرب اننا جعلنا بدء المشروع مرحلة منفصلة لا يمكن ان نتجاوزها الى المرحلة التالية و هي التخطيط قبل ان ننتهي منها ...
على اي حال فإنك كي تتم مرحلة بدء المشروع ... كي تبداء الشرارة الاولي فيه لابد لك من ان امران لا ثالث لهما ... و هما
1. تجهيز و اعداد وثائق تأسيس المشروع
2. تحديد هوية اصحاب المصلحة من المشروع

اولاً ... ماذا نعني بإعداد وتجهيز وثائق تأسيس المشروع ..؟!!
ببساطة المقصود هو الانتهاء من اعداد الشكل الرسمي للمشروع على الورق و هذا يتضمن
وصف عام للمشروع بحيث يظهر نوع الأعمال التي ينتمي لها المشروع ، وما يقدمة المشروع من خدمة او منتج.
وضع اهداف للمشروع بحيث تحقق طموحات اصحاب المشروع.
دراسة الجدوي للمشروع (دراسة بيئية واقتصادية ومالية وجغرافية و..........) والتي تظهر جدوى المشروع من عدمه.
العقود والتراخيص اللازمة لأقامة المشروع.

وربما تحتاج هذه العملية الاولي وقت ليس بالقليل "فقد يستغرق اتمام دراسة الجدوى في بعض الحالات الى شهر او شهرين".

ثانياً ... تحديد اصحاب المصلحة من المشروع
و هم الافراد او المؤسسات التي ستتأثر بالمشروع بشكل إجابي في حال نجاحه ، او بشكل سلبي في حال فشله ... وغالباً ما يكون هؤلاء هم شركاء في المشروع.
و عملية التحديد هذه تتضمن
1. عرض ما نتج عنه المرحلة الاولي من وثائق ، ليكون شكل من اشكال القناع لهم
2. توضيح العلاقة المؤسسية بينهم والى اي مدي يمكنهم المشاركة في المشروع بناء على اهتمامتهم.

بهاتين الخطوتين تنتهي المرحلة الاولي من إدارة مشروعك بأمرين غاية في الاهمية
الاول ... هو موافقة اصحاب المصلحة من المشروع على المضي قدماً نحو الخطوة التالية حيث اقتنع الجميع بأهمية المشروع.
الثاني ... وضع الهيكل و الاستارتيجية الادارية لآصحاب المصلحة كأعضاء فعالين في إدارة المشروع.

الى هنا تنتهي المرحلة الاولي ... التي تفتح الطريق لك للمرحلة التالية و هي التخطيط ... و التي ستنتحدث عنها في الوقال التالي ان شاء الله .
دليلك لإدارة مشروعاتك ... مقدمة

دليلك لإدارة مشروعاتك ... مقدمة

ربما تكون صاحب مهنة او عمل فني او حرفة معينة ، لكنك ستحتاج الى بعض العلوم والمعلومات التي تساعدك على اداء مهنتك بشكل احترافي متقن.
لهذا السبب وجدت نفسي بحاجة الى تعلم إدارة المشروعات بالرغم من ان مهنتي وحرفتي الاساسية هي إدارة الاستثمارت والمخاطر المالية.
وانت ايضاً اياً كانت مهنتك او حرفتك او عملك الفني الذي تقوم به ... تحتاج الى ان تتعلم إدارة المشروعات ، هذا لأن حياتك مليئة بالمشروعات ، فالتعليم مشروع ، والزواج مشروع ، وحياتك كلها بما فيها من جوانب اجتماعية و مهنية هي مجموعة من المشروعات ... و من وجهة نظري أن نجاحك في حياتك يكمن في قدرتك على إدارة مشروعات حياتك بشكل جيد.

في هذه السلسلة من المقالات سوف احاول ان اقدم لك بشكل عملي سريع وموجز كيف يمكنك ان تدير اي مشروع من خلال خمسة خطوات هي:
1. البدء.
2. التخطيط.
3.التنفيذ.
4. الرصد والتحكم.
5.اغلاق و إنهاء المشروع.

هذه المقالات سوف تكون خير بداية اذا اردت ان تدرس وتحصل على شهادة الـ PMB ، كما انها ستكون خير دليل لك في اي مشروع من مشروعات حياتك . فقط كل ما عليك ان تبداء في التطبيق ، وإذا تعثرت في شئ يمكنك التواصل معي مباشرة من خلال الرسائل الخاصة في صفحتي الشخصية على هذا الموقع.

وقبل البدء في عرض كل مرحلة من المراحل الخمسة السابقة اود معك اولاً ان نتفق حول تعريف واضح لكلمة مشروع ...

ما هو المشروع ... ؟!!
المشروع ببساطه هو عملية بناء وتجهيز و ترتيب وتجميع لمجموعة من العمليات التي بنهايتها ينتج لديك منتج او خدمة معينة "ويمثل هذا المنتج وهذه الخدمة الهدف من وراء المشروع".
هذا يعني ان كل مشروع مهما كان له بداية و له نهاية ، اي له إطار زمني محدد ، و نهايته تكون بظهور الخدمة او المنتج.

دعنا نضرب مثال ...
إذا اردت ان تتعلم او تقوم بتعليم اولادك ... فهذا يعني انك امام مشروع تعليم . يبداء هذا المشروع بتحديد وجمع مصوغات التعليم وتقديم الاوراق المناسبة للاتحاق بعملية تعليمية معينة وتغطية مصاريف تلك العملية ، و سوف ينتهي هذا المشروع بإجتياز الاختبار النهائي والحصول على الشهادة النهائية. وهنا يكون المنتج هو شخص متعلم يستطيع ان يقوم ببعض المهام بناء على ما تعلمه.

مثال آخر على المشروعات الهندسية ... فمثلاً إذا ان المشروع هو إنشاء كوبري ... فهاذ مشروع يبداء بالحصول على الترخيصات اللازمة والارض المقام عليها الكوبري وينتهي بإفتتاح الكوبري للسيارات ، وهنا تكون الخدمة الذي قدمها المشروع هو إختصار طريق سير السيارات..... وهكذا كل المشروعات.

فيجب ان يخرج من بالك فكرة ان هناك مشروع مفتوح او له ميزانية مفتوحة او وقت مفتوح ،،، هذا خطء
كل المشروعات هي انشطه محددة ببداية ونهاية وإطار زمني بين المرحلتين وميزانية محددة.

إذا كان هذا هو المشروع فها هي إدارة المشروع ..؟!!
إدارة المشروع هي المهارات والاساليب والادوات التي بها سنبداء المشروع ونخطط له وننفذ مراحله ونقيم الاداء فيه وننتهي بإغلاقه وإنهائه ، وما يتضمن ذلك من توفير ميزانيات ويد عاملة في المشروع و .... و ... و ...

ملحوظات ...
1. إذا كان هناك اكثر من مشروع واحد لهم علاقة تربطهم " كعلاقة تكامل او علاقة تتابع او علاقة انتماء جزئي او علاقة تقاطع فني " ففي هذه الحالة يطلق على حزمة المشروعات هذه اسم ( برنامج مشروعات ).
فمثلاً : في مشروع التعليم السابق الاشاره له ، قد ينتج لديك برنامج تعليمي مكون من عدة مشروعات ، كمشروع المرحلة الابتدائية ، ثم مشروع المرحلة الأعدادية ، ثم مشروع المرحلة الثانوية ، ثم مشروع الجامعة والتي بها قد تغلق برنامج المشروعات التعليمية او انك تحب ان تضيف له مشروعين اخرين هم المجستير والدكتوراه. هنا العلاقة بين المشروعات علاقة تكامل وتتابع.

كذلك مشروع إقامة الكوبري ... فمثلاً إذا كان الكوبري يمر من فوق نهر فربما يكون لديك مشروع إقامة سنادات عائمة على النهر لحمل قطعة الكوبري المعلقة اثناء تثبيتها ، والتي تكون بشكل مؤقت ، كذالك قد يكون لديك مشروع آخر وهو سبك وجلفنة الحديد الصلب الخاص بالكوبري لانه سيتعرض لعوامل رطوبة عالية. وهنا تكون العلاقة بين المشروعات علاقة تقاطع فني و انتماء جذئي.

و بصرف النظر عن نوع العلاقة ... فهذا لا يهم !! لكن المهم هو انه من الواضح ان المشروع ربما يكون عدة مشروعات مترابطه بينها بشكل او بآخر و هنا نطلق عليه (برنامج مشروعات).
وبحكم خبرتي فإني افضل في هذه الحالة ان يكون هناك مدير لك مشروع على حدى ، ينسق بينهم مدير عام لبرنامج المشروعات.

2. قد يحدث في الشركات العملاقة ان يكون هناك اكثر من برنامج مشروعات يعمل في نفس الوقت ، مما قد يؤثر على الميزانية العامة ، هنا نحتاج الى إدارة جديدة نطلق عليها إدارة الحقائب الاستثمارية ، هذا يعني ان وجود أكثر من برنامج مشروعات واحد سنطلق عليه حقيبة استثمارية ، ومدير الحقيبة الاستثمارية هو الميسترو الكبير الذي يتابع كل مشروع وكل برنامج ولديه القدرة على الربط والتحكم في سريان الامور بشكل دقيق.
بل انه هو من يضع الخطه العامة لهذه المشروعات ويقوم بالتنسيق والتعاون مع مدراء البرامج ، وعادة ما تكون هذه هي مهمة المدير التنفيذي.

في المقال القادم نتحدث عن اول شئ في بناء اي مشروع وهو (مرحلة بدء المشروع).