الخطوة الأولي لإدارة مشروعك ... البداية السليمة

في عالم إدارة المشروعات قابلت بالطبع أناس كثيرين ، منهم من لا يعرف كيف يبداء مشروعه ، وآخرين لا يستطيعون إنهاء ما بدأوه ، لذا قما تجد مدير مشروع ناجح يعرف من اين وكيف يبداء و ينتهي. في هذا المقال سأتحدث معك كيف تبداء مشروعك ، لان البداية السليمة ستجنبنا مخاطر و عوائق كثيرة في المستقبل.

قد  تستغرب اننا جعلنا بدء المشروع مرحلة منفصلة لا يمكن ان نتجاوزها الى المرحلة التالية و هي التخطيط قبل ان ننتهي منها ...
على اي حال فإنك كي تتم مرحلة بدء المشروع ... كي تبداء الشرارة الاولي فيه لابد لك من ان امران لا ثالث لهما ... و هما
1. تجهيز و اعداد وثائق تأسيس المشروع
2. تحديد هوية اصحاب المصلحة من المشروع

اولاً ... ماذا نعني بإعداد وتجهيز وثائق تأسيس المشروع ..؟!!
ببساطة المقصود هو الانتهاء من اعداد الشكل الرسمي للمشروع على الورق و هذا يتضمن
وصف عام للمشروع بحيث يظهر نوع الأعمال التي ينتمي لها المشروع ، وما يقدمة المشروع من خدمة او منتج.
وضع اهداف للمشروع بحيث تحقق طموحات اصحاب المشروع.
دراسة الجدوي للمشروع (دراسة بيئية واقتصادية ومالية وجغرافية و..........) والتي تظهر جدوى المشروع من عدمه.
العقود والتراخيص اللازمة لأقامة المشروع.

وربما تحتاج هذه العملية الاولي وقت ليس بالقليل "فقد يستغرق اتمام دراسة الجدوى في بعض الحالات الى شهر او شهرين".

ثانياً ... تحديد اصحاب المصلحة من المشروع
و هم الافراد او المؤسسات التي ستتأثر بالمشروع بشكل إجابي في حال نجاحه ، او بشكل سلبي في حال فشله ... وغالباً ما يكون هؤلاء هم شركاء في المشروع.
و عملية التحديد هذه تتضمن
1. عرض ما نتج عنه المرحلة الاولي من وثائق ، ليكون شكل من اشكال القناع لهم
2. توضيح العلاقة المؤسسية بينهم والى اي مدي يمكنهم المشاركة في المشروع بناء على اهتمامتهم.

بهاتين الخطوتين تنتهي المرحلة الاولي من إدارة مشروعك بأمرين غاية في الاهمية
الاول ... هو موافقة اصحاب المصلحة من المشروع على المضي قدماً نحو الخطوة التالية حيث اقتنع الجميع بأهمية المشروع.
الثاني ... وضع الهيكل و الاستارتيجية الادارية لآصحاب المصلحة كأعضاء فعالين في إدارة المشروع.

الى هنا تنتهي المرحلة الاولي ... التي تفتح الطريق لك للمرحلة التالية و هي التخطيط ... و التي ستنتحدث عنها في الوقال التالي ان شاء الله .